Le groupe de travail RLG et la NARA (National Archives and Records Administration américaine), qui travaillent sur la certification des archives numériques, nous proposent aujourd’hui de relire le brouillon d’un document destiné à évaluer lesdites archives.

Je vais essayer de décrypter un peu. Tout système qui se targue de conserver des documents numériques sur le très long terme, par exemple en se conformant au modèle OAIS, devra un jour ou l’autre être capable de se réclamer d’une garantie. A l’heure actuelle on ne peut que spéculer, et aucune institution ou entreprise ne peut prouver par l’expérience qu’elle est capable de préserver des documents numériques sur 100 ans ! Il faut donc trouver un autre moyen de le prouver ou tout au moins, de prouver qu’on s’en donne les moyens.

Le rôle du Audit Checklist for Certifying Digital Repositories est donc de disposer de critères de référence pour procéder à cette évaluation.

Ce document s’adresse à la fois

• à ceux qui mettent en place une archive, car ils disposent ainsi de la liste de courses des choses à accomplir et éventuellement, à publier ;
• aux producteurs, qui peuvent se faire une idée plus précise de ce qu’ils doivent faire pour que leur production soit conservée ;
• et surtout, aux personnes qui doivent choisir un tiers archiveur pour leurs documents numériques et souhaitent s’assurer de la fiabilité du service.

Quand on sait ce que représente la mise en place d’une archive numérique conforme OAIS, il paraît clair que la plupart des institutions ne pourront pas le faire chez elles et devront recourir à un tiers pour ce service, que le tiers soit institutionnel lui aussi, ou privé. Elles auront donc besoin à la fois de bien connaître les bases de la préservation et le modèle OAIS, et de disposer d’un outil d’évaluation dont RLG nous proposerait ici la première brique (brique à évaluer d’ici janvier 2006.)

Un peu de pub, une fois n’est pas coutume, j’en profite pour signaler à ceux qui s’intéressent à cette épineuse question de la préservation du document numérique, qu’une formation excellente et très complète est organisée par le groupe PIN courant septembre et il resterait paraît-il quelques places. Une formation qui a été conçue par des gens très recommandables, donc n’hésitez pas ;-)

Dans les métadonnées de préservation, les informations concernant le format des fichiers ou des données sont essentielles pour assurer les fonctions ultérieures d’émulation ou de migration.

Le problème, c’est que bien souvent,

• soit on ignore le format d’un fichier
• soit on pense qu’il est dans un format donné mais on voudrait pouvoir le vérifier
• soit on sait qu’il est dans un format donné et on voudrait savoir si les métadonnées dont on dispose concernant ce format sont pertinentes pour cet objet.

Toutes ces questions sont essentielles pour garantir des métadonnées de qualité et pertinentes, et conditionnent la possibilité de faire les opérations nécessaires à la préservations des objets numériques dans différents formats.

L’Université de Harvard et JSTOR viennent d’annoncer la sortie d’une version 1.0 de Jhove, un module qui a pour but de réaliser ces opérations de vérification et de validation avant d’alimenter les métadonnées et de faire entrer les objets dans un entrepôt de préservation. Un outil essentiel pour l’intégration dans le modèle de préservation OAIS.

Merci Ten Thousand Years blog entre autres.