Trois nouveaux outils sont aujourd’hui disponibles pour évaluer la conformité d’un "entrepôt", "archive", enfin un de ces machins où on conserve les documents numériques sur le long terme, avec l’essentielle norme OAIS (expliquée de manière accessible ici).

Voici TRAC : fruit d’un travail de RLG (Research Liraries Group) et du CRL (Center for Research Libraries), le Trustworthy Repositories Audit & certification (TRAC): Criteria and Checklist est une liste de critères à passer en revue pour s’assurer qu’on mérite le titre d’entrepôt de confiance.

DRAMBORA lui est carrément une "boîte à outils" pour faire l’audit d’un tel entrepôt. Ladite boîte nécessite un enregistrement pour être téléchargée, et comporte un document rédigé, et un "template" pour l’audit sous forme de fichier Word ou Exel. La méthodologie est celle de la gestion des risques, et c’est le Digital Curation Center et le projet européen DPE qui en sont à l’origine.

Enfin, le réseau allemand NESTOR a publié un catalogue de critères qu’on peut passer en revue pour vérifier sa capacité à préserver les documents numériques de manière fiable.

Dans ces trois méthodes, on va retrouver plus ou moins les mêmes éléments :

• l’organisationnel, c’est-à-dire vérifier qu’on la bonne gestion, l’organisation, les compétences, la viabilité financière pour accomplir cette tâche, et qu’on garantit la transparence qui permet d’établir la confiance
• la gestion des objects numériques : vérifier qu’on se donne les moyens d’avoir des objets préservables dans le temps et de collecter toutes les informations (aussi appelées métadonnées) nécessaires pour leur préservation, la maintenance des accès et des performances, et la surveillance de l’environnement technologique par la veille
• l’infrastructure et la sécurité, bref les moyens techniques de la conservation.

Allez, c’est une occasion rêvée, merveilleuse, et attendue de clamer haut et fort, en gras, en majuscules, et souligné : stocker ce n’est pas archiver ! Il ne suffit pas d’avoir de gros serveurs pour préserver des documents numériques.